Guide stöttar vårdens väg till digitalisering

Digitalisering är viktigt, det håller nog många med om. Men hur får man till den förändring i arbetssätt som ofta behövs? Som ett stöd för verksamheter inom hälso- och sjukvården som vill arbeta mer digitaliserat, har Swelife startat ett projekt för implementering.

Projektet heter ”Implementationsverktyg för digitala lösningar” och kommer att resultera i ett handfast verktyg som hjälper exempelvis en vårdavdelning att digitaliseras. Det mäter förändringsbenägenheten i organisationen och stöttar chefen i förändringsarbetet.

Jobba digitalt inom hälso- och sjukvården

– Vi står inför en digital revolution inom hälso- och sjukvården, säger docent Ylva Trolle Lagerros, en av de två forskarna bakom projektet. Till vardags är hon läkare och forskare vid Karolinska Institutet.

Sveriges befolkning är till stor del mycket datorvan, och allt tyder på att andelen ökar. Hälften av tvååringarna använder internet varje dag, och från tio års ålder har nio av tio en egen mobiltelefon.

– Det driver en vilja att jobba digitalt även inom hälso- och sjukvården, fortsätter Ylva Trolle Lagerros. När jag började att arbeta med detta var min fråga: Vill patienterna ha det här? Kommer de att använda det? Det har i dag besvarats med ett: Ja, detta vill patienterna ha, och tekniken finns. Fast om vi ska lyckas med digitalisering i sjukvården måste vi ha personalen med oss. Utan den kommer vi ingen vart. Ska vi förändra arbetssätt krävs det väldigt mycket av en organisation som är satt under ständig tidspress.

Tar tid att börja använda nya metoder

I projektet ingår implementationsforskaren Petra Dannapfel från Karolinska universitetssjukhuset. Hon arbetar med implementering och stöd i att genomföra förändringar. Det finns ofta en fördröjning för när nya rön och metoder börjar användas i praktiken, exempelvis när nya typer av behandlingar införs inom vården. Många gånger gör man inte ett grundligt arbete inför sin förändring som ska genomföras, man bara kör på.

– Digitaliseringen innebär att man måste jobba på ett nytt sätt, och nu går det snabbare än tidigare, säger Petra Dannapfel. Det finns ett helt annat krav på att driva utvecklingen. Men det är ju inte så lätt att implementera något nytt. Engagemanget mattas av ganska snabbt, man håller inte i det nya beteendet. Men en bra implementering ger bättre utfall över tid.

Medarbetarna måste med på förändringen

I den forskning som gjorts om implementering vet man att om man inte har medarbetarna med på tåget i förändringsarbete, så händer inget. Börjar man att jobba på nya sätt måste man också ta bort saker – annars blir digitaliseringen bara ytterligare en pålaga, inte något som underlättar.

Ylva Trolle Lagerros säger:

– Jag förstod att det är personalen vi måste forska om – också! Då växte den här idén fram: att vi måste mäta hur det är. Om vi ska införa digitala verktyg på en klinik, hur förändringsbenägen är personalen? Kan vi mäta det på något sätt och kanske sätta in åtgärder där man känner sig osäker?

Många är mycket online i sitt privatliv – allt från att man bokar resor på datorn eller sköter sina bankärenden i telefonen – men det är en annan sak att tro att man som grupp ska kunna arbeta digitalt.

Frågeformulär och guide ger stöd

Det finns instrument för att mäta förändringsbenägenhet, men inga är på svenska eller anpassade för svensk hälso- och sjukvård.

I verktyget ingår ett frågeformulär som verksamhetens medarbetare ska fylla i. Med frågeformuläret går det att få syn på var luckorna finns och vad man behöver arbeta lite extra med.

Det ingår också en guide. Den fungerar som stöd för cheferna, projektledare eller annan utsedd ansvarig att leda förändringen, så att de vet vilka aktiviteter de kan göra för att arbeta på ett bra sätt med de olika områdena. Guiden är handfast och omfattande.

– Det finns evidens i varenda del av den här guiden, och den är baserad på tidigare forskning, säger Petra Dannapfel. Alla chefer ska kunna arbeta med och genomföra förändring, men jag tycker inte att det är rimligt att alla chefer ska vara experter i förändringsledning. Det är ju inte din kärnkompetens, för du har en annan bakgrund. Med guiden får du stöd i ditt ledarskap.

Verktyg som ger en smidigare förändring

Verktyget – alltså frågeformuläret och guiden – ska användas innan man börjar införa en ny lösning. På så sätt kan förändringen ske smidigare, och de nya rutinerna sätter sig bättre.

– Det har varit en mognadsprocess att vårdpersonalen också vill arbeta med digitalisering, säger Ylva Trolle Lagerros. Det är otroligt spännande och roligt att börja gräva i det. Det här verktyget som vi arbetar fram nu skulle säkert kunna vara applicerbart inom andra områden än sjukvården. Men nu är jag ju läkare, och jag brinner för digitaliseringen i just hälso- och sjukvården!

God respons från användare

Så även om svenskarna till stor del anammat digitaliseringen, så är utmaningen att få hälso- och sjukvården med på färden. En resa som kan ta lite tid:

– Man ska komma ihåg att vi läkare fortfarande går omkring med sökare, säger Ylva Trolle Lagerros.

Responsen från vården har hittills varit mycket god.

– Jag gjorde kognitiva intervjuer inför det frågeformulär man ska fylla i, berättar Petra Dannapfel. Då passade jag på att fråga efteråt om hur de skulle uppfatta att få frågeformuläret inför en förändring om det var ”på riktigt” – skulle de vara positiva eller negativa? Jag hade farhågor. Men samtliga har sagt: Men åh vad bra! Det är bra, för då känns det som de bryr sig. Så jag har fått positiv respons. Men det man säger vidare är att man måste återkoppla resultatet  till medarbetargruppen . Det är viktigt att det händer något. Väljer man att gå den här vägen så måste man återkoppla och involvera medarbetarna.


Här kan du läsa mer om projektet.