Så kan du få kommunikationen att funka i projektet

Så kan du få kommunikationen att funka i projektet

De flesta projekt som Swelife finansierar arbetar med kommunikation på något sätt. De flesta är överens om att kommunikation är viktigt – men hur gör man? Här berättar två projektkommunikatörer om hur de gjorde.

Jesper Törnlund är kommunikatör på Regionalt cancercentrum Uppsala Örebro. Han är en av sju kommunikatörer på de olika regionala cancercentrumen, och så finns det en nationell kommunikationssamordnare samt en nationell webbkommunikatör på Sveriges kommuner och regioner, SKR. När RCC Uppsala Örebro fick det administrativa ansvaret för projektet Patientöversikter i cancervården (där Swelife medfinansierat införandeprojektet), blev Maria Sörby projektledare. Hon kopplade in Jesper tidigt.

– Vi gjorde upp en kommunikationsplan tillsammans, försökte identifiera vilka målgrupper vi skulle stöta på och vilka insatser som skulle behöva göras och när. Vi försökte hela tiden blicka framåt så långt som möjligt, säger Jesper Törnlund. Vi tog fram en aktivitetsplan för vad vi behövde göra närmast, bland annat ta fram information på cancercentrum.se.

Jespers huvuduppgift är inte att vara projektkommunikatör, så efter denna strategiska uppstartsfas återgick han till att mer vara en kommunikationsresurs istället för en aktiv part.

– Det beror ju på att jag har en massa andra saker att göra och inte kan lägga alltför mycket tid i projektet. Då har Maria fått jobba en del själv och tagit in mig när det behövts, till exempel för att uppdatera webben, skriva nyheter, beställa filmer och liknande.

Filmen gör det lättare att förstå

Just filmerna har blivit något av ett kännetecken för projektet.

– Det började med introduktionsfilmen om patientöversikterna. Jag minns knappt hur tankegångarna gick. Men jag har för mig att Maria kom till mig då hon upptäckt att det inte fanns så stor kännedom om projektet och patientöversikter överlag. Vi insåg att det fanns ett behov av att informera om att projektet var igång och vad en patientöversikt är. Vi ville också tydliggöra att det är skillnad mellan en patientöversikt och en journal eller Min vårdplan, och då fanns det ett behov att visa upp verktyget visuellt. Vi tänkte att då slår vi två flugor i en smäll: Vi informerar om att projektet är på gång genom att introducera och visa hur verktyget ser ut och kan användas. När både vårdgivare och patienter får se verktyget med egna ögon så tror jag det är lättare att ta in hur det kan användas i deras vardag.

Det tog fart

Den första filmen är enkelt uppbyggd: en skärminspelning när någon använder verktyget och en berättarröst. Men det gjorde susen.

– Vi kände att där tog det fart. Filmen fick många visningar och Maria märkte att den gav effekt. När vi planerade för den filmen hade vi också ett långsiktigt tänk, för vi visste att det framöver skulle komma solklara behov av utbildningsfilmer när verktyget skulle lanseras.

Så de gjorde fler filmer. De fortsatte att använda samma tonalitet och bildspråk, till och med samma berättarröst, som i första filmen.

– Det blir förhoppningsvis en igenkänningsfaktor.  Jag tror det är effektivt med film överlag om man gör dem på rätt sätt.  Jag har jobbat en del med film tidigare och har intresse för film som kommunikationssätt. Det ska såklart inte vara kommunikatörens intresse som avgör huruvida man kommunicerar med film eller inte, men det underlättar när man väl bestämt sig.

Mötet som kanal för kommunikation

Heather Main som är kommunikatör på ATMP Sweden (där Swelife finansierat Swelife-ATMP-projektet) har haft ett annat utgångsläge. Hon är ursprungligen från Australien och disputerad forskare inom cellbiologi.

– Jag har rätt mycket internationell erfarenhet, säger Heather Main. Det var viktigt att vi skulle nå ut, inte bara ett internt i Sverige, eller bara på svenska.

Att kommunikation är viktigt, det hade man redan tryckt på i projektansökan, men det projektet hade rullat åtskilliga månader innan hon rekryterades. Hon skulle då vara kommunikatör för hela området cell- och genterapi (ATMP), alltså både för Swelife-ATMP-projektet och CAMP-satsningen.

– Jag fick bilden från början att detta är nytt, något vi ska bygga upp. Möjligheterna var stora att arbeta mycket självständigt. Jag var delaktig och en viktig del när vi skulle bestämma hur projektet skulle bli. Det kändes lite som om man jobbade i ett småföretag. Du har inte bara kommunikationsrollen, utan du har även de andra rollerna som behövs. Man har kanske inte all erfarenhet, men det var viktigare att ha en ganska bred erfarenhet och en kanske då lite mer översiktlig kunskap inom kommunikation.

Bakgrunden viktig

Forskningsbakgrunden gjorde att Heather hade många kontakter inom ATMP-världen.

– Det var viktigare att ha någon som har kontakter, som kan bygga upp något som passar vår grupp. Gruppen bestod mest av forskare och produktutvecklare. Det var lite svårt att se hur vi skulle komma fram och få kontakt med alla andra grupper. Det behövdes ganska mycket nätverksbyggande från början.

Även Heather använder sig av sina personliga styrkor i kommunikationsarbetet. Något hon hade med sig var att se nyttan av events. Swelife-ATMP har haft flera, välbesökta konferenser under projektets gång, och det har bidragit till att skapa en samsyn och ett ”buzz” kring satsningen.

– Eftersom jag är forskare och utvecklare själv, har jag nytta av att jag förstår kanske mer hur forskarna tänker. Jag är anställd för att skapa kommunikation och skapa nätverk. Sedan har jag möjlighet att bygga upp ett program, och därmed kunskap och självförtroende, som var värdefullt. För mig var det ett enklare sätt att använda min kompetens för att få kommunikation och bygga nätverk.

Lärdomar längs vägen

Heathers resa från forskare till forskningskommunikatör har varit snabb och lärorik. Skulle hon gjort om den igen, skulle hon akta sig för att säga det hon så ofta sagt: ”Jag är inte kommunikatör”.

– Vi har lärt oss mycket på vägen och jag tror att vi har sett tydligt att vi måste förtydliga vad det är vårt budskap är. Det är inte bara en kommunikationsfråga utan även en organisationsfråga. Hur ska vi kunna kommunicera när vi inte har en tydlig bild inåt vad vi ska kommunicera? Om jag hade vetat från början att internkommunikation är viktigast, hade jag satsat mest på detta. Jag hade varit tydlig med att det ska vara olika faser, att en fas skulle vara internkommunikation om vem vi är. Det hade varit bra att ha en tydlig väg från början om vad vi ska göra i olika faser.

För den mer erfarna kommunikatören Jesper har det snarare handlat om bristen av tid:

– I en perfekt värld hade jag haft lite mer tid att lägga på projektet just nu, i och med att projektet nu är i full blom med lanseringar och uppdateringar, säger Jesper. Det är ganska stora grejer som händer, så jag hade gärna velat vara mer involverad och planerat kommunikationsinsatserna mer noggrant. Nu känner jag att jag tyvärr jobbar lite mer på volley. Till exempel lanserades patientöversikten för prostatacancer nyligen, vilket innebär att den äldre pilotversionen stängs ner och migreras över, och det är en ganska stor grej. Där hade det varit bra om jag som kommunikatör haft mer tid att involvera mig själv.

Viktigt med projektkommunikatör

Men behövs verkligen det en kommunikatör i ett projekt?

Jo, det tycker Heather.

–  Det är bra att betala någon som har den specifika rollen ”kommunikatör” i ett projekt. Alla har så mycket att göra. Det är bra att det är någon som vet att det är dess roll, och har tid att lägga på detta. Annars hade projektet stagnerat och inte kommit vidare. Det är många som säger att kommunikation är viktigt, men när det gäller att verkligen bidra med det, så är det inte så lätt.

Projektkommunikation är viktig, det tycker de båda två.

– Det beror på vad det är för typ av projekt, säger Jesper. Är det ett projekt som är i behov av finansiering kan kommunikation mycket väl bidra till att projektet knyter till sig fler investerare. Men framför allt sprider kommunikationsarbetet en större kunskap om projektet, och på så vis kan man öppna upp för ett bredare intresse om det som projektet handlar om. Tack vare att vi kommunicerat kontinuerligt kring projektet med patientöversikterna så tror jag att vi nått en bredare målgrupp, än vad vi annars skulle gjort.

Genom kommunikationen bjuder man in till ett större intresse för projektet.

– Gör man ett verktyg som man vill att folk ska använda – som vi gör i vårt projekt – måste man arbeta med kommunikation – annars kommer väldigt få känna motivationen att ta till sig det, säger Jesper. Då talar vi om extern kommunikation. Sedan är det viktigt med intern kommunikation också, och det är i vårt fall främst Maria (projektledaren) som fått sköta den delen.

Medskick till dig som ska starta ett projekt

Jesper Törnlund

  • Har man ingen kommunikatör kan man ändå jobba med kommunikation. Bara man tänker på det redan i planeringsfasen är mycket vunnet redan där.
  • Ta fram en kommunikationsplan. Försök identifiera målgrupper och vilka kommunikationsbehov som kan dyka upp. Vi har jobbat med den som ett levande dokument, som en vägledning.
  • Det är viktigt med bra internkommunikation mellan projektledare och kommunikatör. Bra samarbete ger i långa loppet bra extern kommunikation.

Heather Main

Heather vill slå ett slag för att våga använda olika kommunikationskanaler även om man är ett litet projekt:

  • Hemsida: Bra för att samla information för folk att hitta lätt.
  • LinkedIn: Här har vi fått in många kontakter.
  • Det finns olika plattformar som man kan använda som har en freemium-modell, alltså gratis eller billigt vid få användare, och sedan betalar du efter vad du använder. Heather har använt Mailchimp för nyhetsbrev, Eventbrite för events, Youtube för film.
  • Sätt upp ett gmail-konto för Google forms för att få in information på ett enkelt sätt. Möten med Google Drive kan vara bra.
  • Observera dock att alla organisationer inte kan använda alla typer av verktyg, beroende på exempelvis brandväggar.

Verktyg

Göra en kommunikationsplan. Sveriges kommunikatörer tipsar.

Den kommunikativa organisationen. Forskningsrapport av bl a Mats Heide.