pil beslutsprocess

Beslutsprocess

Här beskriver vi Swelifes beslutsprocess för projekt.

Uppdaterad 16 februari 2024.


Swelife bedriver sin verksamhet till största del genom projekt, och vi erbjuder finansiellt stöd till projekt som bidrar till att nå våra långsiktiga mål.

Här kan du läsa mer om våra projekt

Så här initierar vi projekten

Behovsinventering

Identifierade behov är grunden för förslag på insatsområden. Detta är i många fall en process i samspel mellan olika behovsägare, programkontoret, styrelsen, Vinnova, Life science-kontoret och andra.

Här kan du läsa om vilka behovsområden Swelifes verksamhet tar sig an.

Strategi

Swelifes styrelse identifierar och prioriterar strategiska insatsområden i enlighet med Swelifes effektlogik och programmets budget. Styrelsen definierar mål och önskade resultat för satsningarna.

Swelifes effektlogik

Utformning

Swelifes programkontor tar – tillsammans med Vinnova – fram konkreta former för insatsen (utlysning eller enskilt projekt). Swelifes presidium slutgranskar förberedelserna för att säkerställa att projektet följer styrelsens ramar och riktlinjer.

Här hittar du Swelifes styrande dokument, exempelvis vårt ramverk för prioriteringar.

Vi informerar och mobilliserar aktörer som kan bidra till att lösa behoven, och vi inovolverar en behovsgrupp redan från start. På så sätt säkerställer vi implementering och att innovationen kommer till nytta.

Nu förgrenar sig processen beroende på om det handlar om ett strategiskt projekt eller om det är ett innovationsprojekt som ingår i den öppna utlysningen.

Swelifes programkontor gör en första bedömning av idén som kommit in genom vår hemsida. Här är det väldigt viktigt att idégivarna stämt av med Swelifes effektlogik och ramverk. Stämmer idén med Swelifes insatsområden och mål? Matchar det verkligen ramverkets skall-krav?

Om programkontoret bedömer att idén matchar, skriver projektet en pitch som de sedan presenterar för Swelifes styrelse, som sedan gör en prioritering. Om styrelsen prioriterar projektidén, ska projektet göra en fullständig projektansökan till Vinnova. Här är det viktigt att stämma av med Swelifes styrelse innan projektet skickas in, så att ansökan stämmer väl överens med programmets intentioner.

Förordnade externa bedömare bedömer därefter i enlighet med Vinnovas ordinarie processer, och Vinnova fattar sedan beslut om vilka projekt som ska finansieras. Du kan läsa mer om hanteringen av ansökningar längre ner på sidan.

prioritering
Prioritering av strategiska projekt

Nytta

Projekten rapporterar regelbundet till Vinnova och Swelifes programkontor under och efter projektets genomförande. På så sätt kan vi följa upp och utvärdera framdrift och resultat. Vi involverar en behovsgrupp vid behov som styr- eller referensgrupp för projektet, så är de som behöver innovationen uppdaterade och redo att ta emot resultaten.

Kriterier för skalbarhet

Ibland hänvisar vi till Swelifes kriterier för skalbarhet. Det är dessa:

  • Är behovsägare involverad i projektet för att säkerställa mottagande, fortsatt implementering, förvaltning och uppskalning?
  • Är projektet nationellt förankrat, och i så fall på vilket sätt? Om inte, hur ser planen ut för att säkerställa detta?
  • Beskriv vilka myndigheter och aktörer som projektet behöver involvera för att lyckas, och på vilket sätt, för att säkra  implementering under projekttiden.
  • Hur ser ägande-/lednings- och beslutsstruktur ut för att säkerställa varaktig implementering efter projektperioden? Hur involverar projektet dessa i arbetet för att säkra fortsatt implementering?
  • Hur säkerställer projektet att ni kan påbörja en uppskalning under projekttiden (regionalt till nationellt, terapiområde till generellt etc.)?

Swelifes beslutsprocess

Så här hanterar vi ansökningarna

Vinnova hanterar alla ansökningar i enlighet med dess ordinarie process för utlysningar:

  1. Utlysningen öppnas i Vinnovas portal
  2. Alla ansökningar görs genom Vinnovas portal.
  3. Första steget när en utlysning stängs är att sortera bort de ansökningar som faller på formalia. Exempel på formaliafel är att skicka in fler bilagor än efterfrågat, sakna medfinansiering (i de fall det krävs) eller liknande.
  4. Därefter fördelas ansökningarna på externa bedömare (se fördjupning nedan).
  5. Efter att bedömningsprocessen är klar fattar Vinnova beslut om vilka projekt som vi kan finansiera.
  6. Därefter skickar Vinnova besked till alla som sökt. Då får också programledningen i Swelife veta utfallet.
  7. Nu när informationen är offentlig publicerar Swelife nyheten och välkomnar projekten.

Externa bedömare garanterar kvalitetsstämpel

Fyra bedömare bedömer normalt ansökan, varav en är från Vinnova och tre är inte från Vinnova (externa). Vinnova tillfrågar och väljer de externa bedömarna utifrån deras kompetens och erfarenhet. Målet är att bedömningsgruppens sammansättning är representativ utifrån:

  • trippelhelix (akademi, näringsliv, offentlig sektor)
  • regional hemhörighet
  • jämställdhet

Beslut kring bedömare fattas av Vinnova. Bedömningsmöte och beslut följer Vinnovas process för utlysningar. Varje extern bedömare skriver på ett avtal från Vinnova som är ett standardförordnande som reglerar arbetsbeskrivning, ersättning, jäv samt tystnadsplikt.

De externa bedömarna har olika kompetenser. Det kan handla om klinisk, industriell eller akademisk kompetens och erfarenhet. Här nyttjar Vinnova specialistkunskap i möjligaste mån för att knyta denna till relevant ansökan. 

Individuella bedömningar

Respektive bedömare gör allt bedömningsarbete individuellt ai Vinnovas digitala portal, och där finns alla ansökningar som uppfyller skall-kraven i utlysningen tillgängliga.

Bedömarna kan endast se och få tillgång till de ansökningar som hen fått sig tilldelad. De kan inte heller se vad andra bedömare skrivit förrän efter sista bedömningsdagen. Sista dagen låser man systemet för ytterligare kommentarer.

Bedömarna diskuterar varje ansökan tillsammans vid ett möte. Då rangordnar de ansökningarna utifrån utlysningens ställda kriterier. Ibland kallar Vinnova projektledare, för de projekt som bedöms som möjliga att finansiera, till intervju. Beslut om finansiering bygger både på den inkomna skriftliga ansökan och – i förekommande fall – intervju.


Utlysningen Samverkansprojekt för bättre hälsa hösten 2023 var Swelifes sista öppna utlysning.