Beslutsprocess

Swelife bedriver sin verksamhet till största del genom projekt. Projekten finansieras till övervägande del genom utlysningar. Swelife erbjuder finansiellt stöd till projekt som bidrar till att nå våra långsiktiga mål. Stödet har två utformningar:

Så här initieras projekten

Behovsinventering

Förslag på insatsområden baserat på identifierade och prioriterade behov. Detta är i många fall en iterativ process i samspel mellan exempelvis olika behovsägare, programkontoret, styrelsen, Vinnova och Life science-kontoret.

Strategi

Strategiska områden identifieras och prioriteras av Swelifes styrelse i enlighet med Swelifes effektlogik och programmets budget. Styrelsen definierar mål och önskade resultat för satsningen.

Utformning

Swelifes programkontor tar – tillsammans med Vinnova – fram konkreta former för insatsen (utlysning eller enskilt projekt). Swelifes presidium slutgranskar förberedelserna för att säkerställa att styrelsens ramar och riktlinjer följts.

Aktörer som kan bidra till att lösa behoven informeras och mobiliseras och behovsgrupp involveras redan från start för att säkerställa implementering och nyttorealisering.

Bedömning

Projektkonstellationen inkommer med formell projektansökan i Vinnovas portal. I enlighet med Vinnovas ordinarie processer görs en bedömning av förordnade externa bedömare, varefter Vinnova fattar beslut om vilka projekt som skall finansieras. Du kan läsa mer om hur ansökningarna hanteras längre ner.

Nytta

Under och efter projektets genomförande, görs regelbunden rapportering till Vinnova och Swelifes programkontor för uppföljning och utvärdering av framdrift och resultat. En behovsgrupp involveras vid behov som styr- eller referensgrupp för projektet, för att vara uppdaterat och redo att ta emot resultaten.

Swelifes beslutsprocess

Så här hanteras ansökningarna

Alla ansökningar hanteras av Vinnova i enlighet med Vinnovas ordinarie process för utlysningar:

  1. Utlysningen öppnas i Vinnovas portal
  2. Alla ansökningar görs genom Vinnovas portal.
  3. Första steget när en utlysning stängs är att sortera bort de ansökningar som faller på formalia. Exempel på formaliafel är att skicka in fler bilagor än efterfrågat, sakna medfinansiering (i de fall det krävs) eller liknande.
  4. Därefter fördelas ansökningarna på externa bedömare (se fördjupning nedan).
  5. Efter att bedömningsprocessen är klar fattar Vinnova beslut om vilka projekt som skall finansieras.
  6. Därefter skickar Vinnova besked till alla som sökt. Då får också programledningen i Swelife veta utfallet.
  7. Nu när informationen är offentlig publicerar Swelife nyheten och välkomnar projekten.

Externa bedömare garanterar kvalitetsstämpel

Varje ansökan bedöms enligt Vinnovas ordinarie processer, normalt av fyra bedömare varav en är från Vinnova och tre är externa. De externa bedömarna tillfrågas och selekteras utifrån deras kompetens och erfarenhet. Mål är att bedömningsgruppens sammansättning är representativ utifrån:

  • trippelhelix (akademi, näringsliv, offentlig sektor)
  • regional hemhörighet
  • jämställdhet

Beslut kring bedömare fattas av Vinnova. Bedömningsmöte och beslut följer Vinnovas process för utlysningar. Varje extern bedömare skriver på ett avtal från Vinnova som är ett standardförordnande som reglerar arbetsbeskrivning, ersättning, jäv samt tystnadsplikt.

Grundprincipen är att varje ansökan bedöms av minst en person med klinisk, industriell eller akademisk kompetens samt erfarenhet. Specialistkunskap utnyttjas i möjligaste mån för att knyta denna till relevant ansökan. Allt bedömningsarbete görs sedan individuellt av respektive bedömare i Vinnovas digitala portal där alla ansökningar som uppfyller skall-kraven finns tillgängliga.

Bedömarna kan endast se och få tillgång till de ansökningar som tilldelats just den bedömaren och kan heller inte se vad andra bedömare skrivit förrän efter sista bedömningsdagen då systemet låses för ytterligare kommentarer. Respektive ansökan diskuteras sedan tillsammans med alla bedömarna vid ett bedömningsmöte och rangordnas därefter utifrån utlysningens ställda kriterier. Bland de projekt som bedöms som finansieringsbara kallas en del till kompletterande intervju. Efter intervju tas finansieringsbeslut baserat både på den inkomna skriftliga ansökan och i förekommande fall intervju.