Här beskrivs Swelifes beslutsprocess för projekt.
Swelife bedriver sin verksamhet till största del genom projekt. Projekten finansieras till övervägande del genom utlysningar. Swelife erbjuder finansiellt stöd till projekt som bidrar till att nå våra långsiktiga mål. Stödet har två utformningar:
Så här initieras projekten
Behovsinventering
Förslag på insatsområden grundas på identifierade behov. Detta är i många fall en iterativ process i samspel mellan exempelvis olika behovsägare, programkontoret, styrelsen, Vinnova och Life science-kontoret.
Här kan du läsa om vilka behovsområden Swelifes verksamhet tar sig an.
Strategi
Strategiska insatsområden identifieras och prioriteras av Swelifes styrelse i enlighet med Swelifes effektlogik och programmets budget. Styrelsen definierar mål och önskade resultat för satsningarna.
Utformning
Swelifes programkontor tar – tillsammans med Vinnova – fram konkreta former för insatsen (utlysning eller enskilt projekt). Swelifes presidium slutgranskar förberedelserna för att säkerställa att styrelsens ramar och riktlinjer följts.
Aktörer som kan bidra till att lösa behoven informeras och mobiliseras och behovsgrupp involveras redan från start för att säkerställa implementering och att innovationen kommer till nytta.
Det finns flera sätt att komma med förslag på insatser eller ansöka om medel för projekt:
- att föreslå ett nytt strategiskt projekt genom Swelifes hemsida
- att delta i den öppna utlysning som Swelife genomför varje höst.
Nu förgrenar sig processen beroende på om det handlar om ett strategiskt projekt eller om det är ett innovationsprojekt som ingår i den öppna utlysningen.
Om det är ett innovationsprojekt hanteras ansökningen direkt enligt det som står under Swelifes beslutsprocess nedan.
Om det är ett strategiskt projekt gör Swelifes programkontor en första bedömning av idén som kommit in genom vår hemsida. Här är det väldigt viktigt att idégivarna stämt av med Swelifes effektlogik och ramverk. Stämmer idén med Swelifes insatsområden och mål? Matchar det verkligen ramverkets skall-krav? Om programkontoret bedömer att idén matchar, skriver projektet en pitch som sedan presenteras för och prioriteras av Swelifes styrelse. Om styrelsen prioriterar projektidén, ska projektet göra en fullständig projektansökan till Vinnova. Här är det viktigt med en avstämning med Swelifes styrelse innan projektet skickas in, så att ansökan stämmer väl överens med programmets intentioner. Förordnade externa bedömare bedömer därefter i enlighet med Vinnovas ordinarie processer, och Vinnova fattar sedan beslut om vilka projekt som ska finansieras. Du kan läsa mer om hanteringen av ansökningar längre ner på sidan.
Nytta
Under och efter projektets genomförande, görs regelbunden rapportering till Vinnova och Swelifes programkontor för uppföljning och utvärdering av framdrift och resultat. En behovsgrupp involveras vid behov som styr- eller referensgrupp för projektet, för att vara uppdaterat och redo att ta emot resultaten.
Kriterier för skalbarhet
Ibland hänvisar vi till Swelifes kriterier för skalbarhet. Det är dessa:
- Är behovsägare involverad i projektet för att säkerställa mottagande, fortsatt implementering, förvaltning och uppskalning?
- Är projektet nationellt förankrat, och i så fall på vilket sätt? Om inte, hur ser planen ut för att säkerställa detta?
- Beskriv vilka myndigheter och aktörer som behöver involveras, och på vilket sätt, för att säkra implementering under projekttiden.
- Hur ser ägande-/lednings- och beslutsstruktur ut för att säkerställa varaktig implementering efter projektperioden? Hur involveras dessa i arbetet för att säkra fortsatt implementering?
- Hur säkerställs att uppskalning påbörjas under projekttiden (regionalt till nationellt, terapiområde till generellt etc.)?
Swelifes beslutsprocess
Så här hanteras ansökningarna
Vinnova hanterar alla ansökningar i enlighet med dess ordinarie process för utlysningar:
- Utlysningen öppnas i Vinnovas portal
- Alla ansökningar görs genom Vinnovas portal.
- Första steget när en utlysning stängs är att sortera bort de ansökningar som faller på formalia. Exempel på formaliafel är att skicka in fler bilagor än efterfrågat, sakna medfinansiering (i de fall det krävs) eller liknande.
- Därefter fördelas ansökningarna på externa bedömare (se fördjupning nedan).
- Efter att bedömningsprocessen är klar fattar Vinnova beslut om vilka projekt som skall finansieras.
- Därefter skickar Vinnova besked till alla som sökt. Då får också programledningen i Swelife veta utfallet.
- Nu när informationen är offentlig publicerar Swelife nyheten och välkomnar projekten.
Externa bedömare garanterar kvalitetsstämpel
Normalt bedöms ansökan av fyra bedömare, varav en är från Vinnova och tre är inte från Vinnova (externa). De externa bedömarna tillfrågas och väljs ut utifrån deras kompetens och erfarenhet. Målet är att bedömningsgruppens sammansättning är representativ utifrån:
- trippelhelix (akademi, näringsliv, offentlig sektor)
- regional hemhörighet
- jämställdhet
Beslut kring bedömare fattas av Vinnova. Bedömningsmöte och beslut följer Vinnovas process för utlysningar. Varje extern bedömare skriver på ett avtal från Vinnova som är ett standardförordnande som reglerar arbetsbeskrivning, ersättning, jäv samt tystnadsplikt.
De externa bedömarna har olika kompetenser. Det kan handla om klinisk, industriell eller akademisk kompetens och erfarenhet. Specialistkunskap utnyttjas i möjligaste mån för att knyta denna till relevant ansökan.
Individuella bedömningar
Allt bedömningsarbete görs sedan individuellt av respektive bedömare i Vinnovas digitala portal där alla ansökningar som uppfyller skall-kraven i utlysningen finns tillgängliga.
Bedömarna kan endast se och få tillgång till de ansökningar som tilldelats just den bedömaren. De kan inte heller se vad andra bedömare skrivit förrän efter sista bedömningsdagen. Sista dagen låser man systemet för ytterligare kommentarer.
Varje ansökan diskuteras sedan tillsammans med alla bedömarna vid ett möte. Ansökningarna rangordnas utifrån utlysningens ställda kriterier. Projektledare för de projekt som bedöms som möjliga att finansiera kan ibland kallas till intervju. Beslut om finansiering bygger både på den inkomna skriftliga ansökan och – i förekommande fall – intervju.