Beslutsprocess för nya insatser i Swelife

Swelife bedriver sin verksamhet till största del genom projekt. Projekten finansieras till övervägande del genom utlysningar.

Swelife erbjuder finansiellt stöd till projekt som bidrar till att nå våra långsiktiga mål. Stödet har två utformningar: innovationsprojekt och strategiska projekt.

Innovationsprojekt

Swelife erbjuder medfinansiering till innovationsprojekt som ska

  • vara hälsofrämjande
  • ha hög innovationspotential
  • bedrivas i samverkan mellan life science-aktörer från minst två olika sektorer.

Swelife och Medtech4Health genomför från och med december 2018 en större gemensam satsning i form av samutlysningen Samverkansprojekt för bättre hälsa. Utlysningen planeras genomföras två gånger per år och ersätter tidigare utlysningar. Syftet är att en återkommande stor utlysning ska underlätta för presumtiva sökande då de inte behöver välja vilken de ska söka i. Du kan läsa mer om hur ansökningarna hanteras längre ner.

För att breda utlysningar ska få den effekt som önskas, särskilt nu när bidragsstorleken är så hög som 3 miljoner SEK, krävs en process som tydligt säkerställer framdrift i projektet. Uppföljning och utvärdering av projekten görs därför av både Vinnova och Swelife.

De aktiviteter som genomförs inom ramen för projektet ska driva och utveckla projektet framåt men även tillåta så kallad pivotering vid behov. Att pivotera är att göra om och skruva sin affärsmodell utifrån ändrade förutsättningar och är vanligt för startup-företag. Genom att testa och misslyckas tvingas man att snurra ett varv till för att generera en ny bättre affärsmodell.

Strategiska projekt

Strategiska projekt (eller enskilda projekt) är projekt utan vinstdrivande eller kommersiellt syfte och som främst bidrar till förändrade arbetssätt och/eller förbättrade forsknings- och utvecklingsmöjligheter för många parter.

Så här initieras projekten

  1. Behovsinventering. Förslag på insatsområden baserat på identifierade och prioriterade behov. Detta är i många fall en iterativ process i samspel mellan exempelvis olika behovsägare, programkontoret, Governing Board, Advisory Board, Vinnova och Life science-kontoret.
  2. Strategi. Strategiska områden identifieras och prioriteras av Governing Board i enlighet med Swelifes effektlogik och programmets budget. Governing Board definierar mål och önskade resultat för satsningen.
  3. Utformning. Swelifes programkontor tar – tillsammans med Vinnova – fram konkreta former för insatsen (utlysning eller enskilt projekt). Swelifes presidium slutgranskar förberedelserna för att säkerställa att Governing Boards ramar och riktlinjer följts.
    Aktörer som kan bidra till att lösa behoven informeras och mobiliseras och behovsgrupp involveras redan från start för att säkerställa implementering och nyttorealisering.
  4. Bedömning. Projektkonstellationen inkommer med formell projektansökan i Vinnovas portal. I enlighet med Vinnovas ordinarie processer görs en bedömning av förordnade externa bedömare, varefter Vinnova fattar beslut om vilka projekt som skall finansieras. Du kan läsa mer om hur ansökningarna hanteras längre ner.
  5. Nytta. Under och efter projektets genomförande, görs regelbunden rapportering till Vinnova och Swelifes programkontor för uppföljning och utvärdering av framdrift och resultat. En behovsgrupp involveras vid behov som styr- eller referensgrupp för projektet, för att vara uppdaterat och redo att ta emot resultaten.

Swelifes beslutsprocess

Så här hanteras ansökningarna

Alla ansökningar hanteras av Vinnova i enlighet med Vinnovas ordinarie process för utlysningar:

  1. Utlysningen öppnas i Vinnovas portal
  2. Alla ansökningar görs genom Vinnovas portal.
  3. Första steget när en utlysning stängs är att sortera bort de ansökningar som faller på formalia. Exempel på formaliafel är att skicka in fler bilagor än efterfrågat, sakna medfinansiering (i de fall det krävs) eller liknande.
  4. Därefter fördelas ansökningarna på externa bedömare (se fördjupning nedan).
  5. Efter att bedömningsprocessen är klar fattar Vinnova beslut om vilka projekt som skall finansieras.
  6. Därefter skickar Vinnova besked till alla som sökt. Då får också programledningen i Swelife veta utfallet.
  7. Nu när informationen är offentlig publicerar Swelife nyheten och välkomnar projekten.

Externa bedömare garanterar kvalitetsstämpel

Varje ansökan bedöms enligt Vinnovas ordinarie processer, normalt av fyra bedömare varav en är från Vinnova och tre är externa. De externa bedömarna tillfrågas och selekteras utifrån deras kompetens och erfarenhet. Mål är att bedömingsgruppens sammansättning är representativ utifrån:

  • trippelhelix (akademi, näringsliv, offentlig sektor)
  • regional hemhörighet
  • jämställdhet

Beslut kring bedömare fattas av Vinnova. Bedömningsmöte och beslut följer Vinnovas process för utlysningar. Varje extern bedömare skriver på ett avtal från Vinnova som är ett standardförordnande som reglerar arbetsbeskrivning, ersättning, jäv samt tystnadsplikt.

Grundprincipen är att varje ansökan bedöms av minst en person med klinisk, industriell eller akademisk kompetens samt erfarenhet. Specialistkunskap utnyttjas i möjligaste mån för att knyta denna till relevant ansökan. Allt bedömningsarbete görs sedan individuellt av respektive bedömare i Vinnovas digitala portal där alla ansökningar som uppfyller skall-kraven finns tillgängliga.

Bedömarna kan endast se och få tillgång till de ansökningar som tilldelats just den bedömaren och kan heller inte se vad andra bedömare skrivit förrän efter sista bedömningsdagen då systemet låses för ytterligare kommentarer. Respektive ansökan diskuteras sedan tillsammans med alla bedömarna vid ett bedömningsmöte och rangordnas därefter utifrån utlysningens ställda kriterier. Bland de projekt som bedöms som finansieringsbara kallas en del till kompletterande intervju. Efter intervju tas finansieringsbeslut baserat både på den inkomna skriftliga ansökan och i förekommande fall intervju.