utlysningsguide någon skriver checklista

Utlysningsguide

Utlysningsguiden är framtagen för Swelifes utlysningar för innovationsprojekt, men det mesta går att tillämpa när du ansöker för ett strategiskt projekt också.

Här ansöker du

Du ansöker genom Vinnovas portal.

Vilka kostnader kan man söka för?

Stödberättigande kostnader är:

  • personalkostnader
  • projektspecifika kostnader för utrustning, mark och byggnader
  • kostnader för konsulter och licenser med mera
  • övriga direkta kostnader, exempelvis förbrukningsmaterial och resekostnader
  • indirekta kostnader upp till den nivå som definieras i nedan länk

Med stödberättigande menas att kostnaden

  • är verklig och kan styrkas
  • bärs av sökande projektpart
  • har uppkommit under projekttiden
  • är fastställd i enlighet med organisationens vanliga redovisningsprinciper och redovisningssed.

Läs mer i Vinnovas allmänna villkor för bidrag.

Hur stort bidrag kan varje projektpart ta emot?

Gränsen för hur stort bidrag varje projektpart kan ta emot definieras i stödgrunden. Läs mer om detta i Vinnovas allmänna villkor.

Läs mer i Vinnovas allmänna villkor för bidrag.

Måste alla partner i teamet få bidrag?

Nej, projektet kan ha partner som själv täcker sin kostnad i projektet. Då kan den kostnaden tas upp som medfinansiering i projektet.

Kan anslag användas för IP-relaterade kostnader?

Direkta patentkostnader kan inte anslaget användas för – däremot för att utreda immaterialrättsliga förutsättningar som nyhetsgranskning och FTO-analys.

IP betyder Intellectual Property och FTO betyder Freedom to Operate.

Kan ett projekt ange kostnad för en tjänst som han ska köpa utomlands, exempelvis avancerade analyser, och betala det utländska företaget med sitt bidrag?

Ja, det finns inget hinder, eftersom det är köp av tjänst och inte en projektparts kostnader. Viktigt att kolla att eventuella upphandlingsregler följs.

Om universitetet ska förvalta medel, så tar de overhead. Accepteras det av Swelife? Och är det någon bestämd procentsats?

Indirekta kostnader (overhead) är allmänna omkostnader som inte uppkommer som en omedelbar följd av projektet men som ändå kan relateras till de direkta kostnaderna för att genomföra projektet. Detta innefattar exempelvis kostnader för ordinarie verksamhetslokaler och städning. Universitet och högskolor får göra påslag för indirekta kostnader enligt den fullkostnadsprincip som de tillämpar. Institut som Vinnova har särskild överenskommelse med får göra påslag för indirekta kostnader enligt den fullkostnadsprincip som de tillämpar och som godkänts av Vinnova när de deltar i sin icke-ekonomiska verksamhet.

När dessa deltar i sin ekonomiska verksamhet är de att betrakta som företag och då gäller vad som sägs nedan för ”övriga organisationer”. Övriga organisationer får göra påslag för faktiska indirekta kostnader med högst 30 % på sina stödberättigande personalkostnader. Det betyder att om de faktiska indirekta kostnaderna är lägre ska påslag göras med verkliga indirekta kostnader. Underlag för beräkning av påslaget ska finnas.

Läs mer om indirekta kostnader här (sid 11).

Redan pågående Swelife-projekt – kan jag söka?

Det går bra att söka medel för ett nytt projekt fastän du redan fått medel från Swelife – så länge du inte söker för samma projektaktiviteter som du fått pengar för. Om man exempelvis sökt för att göra något specifikt i ett projekt, så kan man inte söka pengar för att göra samma sak igen.

Dessutom är det viktigt att visa att ni har tid och exempelvis personella resurser för de nya arbetsuppgifterna i det nya projektet. Om ert nya projekt bygger på det pågående projektets resultat måste de också kunna redovisas för.

Vem kan söka? Om projektparter och sektorer

Hur många projektparter ska vara med i ansökan?

Projektkonsortiet ska bestå av minst tre parter och representera minst två olika aktörstyper.

Sektorerna är:

  • Hälso- och sjukvård
  • Akademi, forskningsinstitut
  • Företag
  • Idéburna organisationer

Det kan kännas hårt att vi kräver att det ska vara så många aktörer med i projektet. Men kravet finns med av en anledning. Swelife och Vinnova ser att ju fler aktörer längs med hela värdekedjan som är med från början, desto större sannolikhet att projektet att lyckas.

Det är bra att tänka långsiktigt vad gäller samverkan. Vad händer när projektet är klart? Vad händer när det ska implementeras, rullas ut, komma ut på marknaden? Vem äger rättigheterna till patent? Vilken strategi ska ni ha om slutkunden är offentlig sektor, då exempelvis Lagen om offentlig upphandling och Kommunallagen (särskilt paragrafen om Stöd till andra näringsverksamheter) kan utmana.

Kan en projektpart från hälso- och sjukvård vara en privat vårdgivare?

Det finns inget hinder för detta. Bedriver man ekonomisk verksamhet exempelvis som ett företag, gäller statsstödsregler och man räknas även till kategorin företag i denna utlysning.
Läs mer på Vinnovas hemsida om statligt stöd till företag.

Kan man ha en projektpart från industrisektorn som är större än ett SME/SMF? Får stora företag söka?

Ja, ett stort bolag kan ingå i teamet och kan då erhålla upp till 20 procent av sina stödberättigande kostnader.

Läs mer på Vinnovas hemsida om statligt stöd till företag.

Vilken sektor hör instituten till: akademi eller industri?

Ni kan oftast räkna in instituten som akademisk partner, men det kan också vara en industriell tjänst. Det beror på hur institutet är organiserat. En del institut är tydligt uppdelade i en akademisk och en industriell sida, ett exempel på det är RISE. Den roll institutet har i ditt projekt avgör.

Ideell sektor, idéburen sektor

Det finns olika definition av idéburen sektor. Ett exempel är patientföreningar. Andra exempel kan vara intresseorganisationer, branschorganisationer etc som samlar grupper av behovsägare/intressenter.

Vårt mål är att tydliggöra behovet av tidig involvering av slutanvändaren med fokus på patienten. Patientmedverkan innebär även medverkan med patienten eller anhörig (eller båda).

Det viktiga är att kunna synliggöra hur behov för patienter tillgodoses och kommer dem tillhanda. Men vi vill fokusera mindre på formen och mer på innehållet. Det vi söker är det viktiga patientperspektivet. Det kan även handla om föreningar som exempelvis Läkare utan gränser eller Röda korset som jobbar i en annan kontext än den vanliga hälso- och sjukvården.

Kan flera personer få inloggning till samma ansökan?

Varje ansökan är kopplad till en epostadress, så inloggningen behöver i så fall delas mellan skrivande parter. Om man inte vill dela inloggning, går det bra att skicka en pdf av det som ligger inne på portalen till sina parter. Detta gör du via funktionen ”Skicka för påseende”, vilken du finner längst upp i höger hörn i portalen – den ser ut som ett litet kuvert.

Oberoende – vad betyder det?

Oberoende part är en part som på intet sätt har ersättning, nytta eller på annat sätt har förmåner av att en annan part i projektet tilldelas medel. De är så att säga oberoende av varandra, men bidrar till projektet på olika vis.

Samverkanskravet är till för att säkerställa framgångsrik utveckling. Har man redan en nära koppling till varandra berikas inte samverkan.

Det går dock bra att ha samarbetat tidigare. Ett projekt kan finansieras vid flera tillfällen men olika aktiviteter. Ibland samma parter, ibland nya. Det man måste påvisa är hur just den här konstellationen är framgångsskapande för just det här projektet.

Kan en akademiker själv vara inblandad i samarbetsbolag?

En projektpart får inte sitta på dubbla stolar i projektet. För att uppfylla kravet på minst två parter, så ska dessa representeras av olika personer.

Projektkonsortiet ska bestå av minst tre parter och representera minst två olika aktörstyper. Med fristående menas till exempel att om forskare söker bidrag med sitt företag tillsammans med universitetet där de har sin anställning, betraktas inte detta som fristående. Det tydligaste sättet att visa att man är fristående är att man har oberoende parter med i projektet.

Hur du sätter samman konsortiet är en viktig bedömningsparameter, alltså är det viktigt att kunna visa vilken specifik kompetens respektive projektpart och dess nyckelpersoner tillför till projektet.

Om två aktörer – en från akademin och en från hälso- och sjukvård – som har arbetat och publicerat ihop, kan den INTE kan räknas som oberoende?

Det är en bedömningsfråga. Att arbeta ihop i exempelvis forskningsprojekt är inte samma sak som att ha knoppat av ett företag från sin forskningsverksamhet.

Utländska partners

Man kan ha med utländska partners i projektet, men de kan inte erhålla ersättning från Vinnova. De kan exempelvis bidra med medfinansiering till projektet (antingen med pengar eller med tid). Utländska partners kan inte vara huvudsökande (koordinator) i projektet.

För att en part ska kunna erhålla ersättning måste den vara registrerad i Sverige.

Swelifes mål med den här utlyningen är att stärka life science i Sverige. Därför är det viktigt att ni visar i er ansökan hur den utländska parten bidrar till att just stärka life science i Sverige, även efter projektets slut.

Kan man samarbeta med utländska universitet?

Ja. Beskriv hur denna part bidrar till hållbar tillväxt i Sverige med fokus på den ekonomiska tillväxten.

Räknas utländska företag som är med i projektet som medfinansiär?

Ja, utländska partners tid och/eller pengar räknas som medfinansiering i projektet, men däremot kan de inte erhålla ersättning från beviljat anslag.

Räknas den utländska parten som en av tre aktörer då?

Ja, det gör den. Tips: var tydlig med hur den utländska parten bidrar till hållbar tillväxt i Sverige med fokus på den ekonomiska aspekten.

Kan en svensk klinik söka medel tillsammans med ett utländskt företag?

Ni behöver ha tre partners som representerar tre olika aktörstyper:

  • akademi/institut
  • företag
  • hälso- och sjukvård
  • ideell sektor

Det räcker att en part är svensk.

Medfinansiering

Vad räknar ni som medfinansiering?

Medfinansiering är antingen pengar eller tid (in-kind), och observera att detta måste vara faktiska och reviderbara kostnader. Du kan inte använda gratisarbete som medfinansiering.

Läs mer i Vinnovas allmänna villkor för bidrag.

Vi får medfinansiering från den inkubator vi sitter på. Hur funkar det?

Ni måste vara noga och kontrollera varifrån inkubatorfinansieringen kommer. Många inkubatorer har viss statlig finansiering, exempelvis genom Vinnova, och då kan det inte vara medfinansiering till den här utlysningen (som också finansieras av Vinnova). Kontakta Vinnova för vidare information (kontaktuppgifter finns i utlysningstexten).

Påverkar det om en större andel av det egna kapitalet kommer från fond för utvecklingsutgifter?

Generellt går det inte att medfinansiera med andra statliga medel. Ställ frågor om medfinansiering till Vinnova.

Kan IP-utvärderingar (som görs av exempelvis personal från ett innovationskontor) medräknas som medfinansiering?

Ja, detta arbete kan räknas som medfinansiering som lönekostnad eller som faktisk kostnad för inköpt tjänst om det är personal från exempelvis en inkubator.

Krav på omsättning

Nytt sedan 2020 är kravet på omsättning eller eget kapital. Det finns beskrivet i utlysningstexten, men gäller alltså nettoomsättning eller ett eget kapital som uppgår till minst 25 procent av bolagets totala projektkostnad. Projektkostnaden är det belopp som organisationen söker i utlysningen plus egen finansiering.

Det går att göra UC-utdrag på företaget.

Hur kan man visa en garanti om 25 % för start-ups som har inte bokslut än? Räcker det med bild på bankontot till exempel?

I utlysningstexten står det att man ska skicka med ett revisorsintyg eller liknande: ”Om detta krav inte är uppfyllt i senaste årsredovisningen ska ni bifoga ett revisorsintyg eller ett intyg från auktoriserad redovisningskonsult som visar att kravet är uppfyllt vid tidpunkten för ansökan.” Så även om det är exempelvis en start up som inte har gjort sitt första bokslut så bör det finnas ett intyg som stärker det. Ett bankutdrag är inte tillräckligt.

Det räcker alltså att vid den tidpunkten visa att kravet uppfylls? Inte över en period?

Syftet med att ha intyget är att få en bild över företagets ekonomi och dess förutsättningar att ingå i ett projekt. Så om företaget inte kan visa en årsredovisning måste de uppvisa att det finns kapital. De får gärna redovisa för den tid de har, men – som det står i utlysningstexten – så räcker det att visa att det finns kapital vid tidpunkten de söker.

De minimis

Gäller finansieringen för patientföreningen detsamma som för idéburen sektor, det vill säga upp till 100 procent av sina stödberättigande kostnader förutsatt att de kan ta emot de minimis?

Det som avgör vilken stödnivån för en organisation beror på vad den klassas som. En patientförening skulle kunna drivas som ett aktiebolag och då kan den klassas som ett små- och medelstort företag (SMF). Stöd av mindre betydelse, även benämnt som de minimis-stöd, är en särskild förordning.

Definitioner för SMF samt beskrivning av Stöd av mindre betydelse hittas på Vinnovas hemsida.

SME/SMF

SME/SMF definieras enligt EU:s regler. SME betyder Small and medium-sized enterprises, och SMF är den svenska översättningen: Små och medelstora företag.

Ni kan gå in på denna länk för att göra en test och avgöra om ni kvalificerar som SME. 

Observera att om man är ett litet bolag, men har en finansiär eller ett större bolag som ägare som äger mer än 50 procent av det lilla bolaget finns det en risk att man inte kvalificerar som SME.

Här hittar du en mer ingående förklaring till detta.

TRL

TRL betyder Technology Readiness Level. Vi definierar dem enligt den bilaga (Appendix 3) som finns längst bak i ansökningsdokumentet ”Project description”. Observera att TRL-nivåerna har olika definitioner för olika typer av produkter.

Det vi efterlyser är främst att projekten ska ha nått en viss mognadsgrad. Tidig proof of concept ska finnas.  Utlysningen söker efter projekt i valideringsfas.

TRL-guiden

För ytterligare stöd, se Horizon 2020:s definitioner.

Upphandling/konkurrensutsättning

För att införa nya, kommersialiserbara lösningar i offentlig sektor behöver en konkurrensutsättning göras enligt Lagen om offentlig upphandling (LoU). Om slutkund är offentlig sektor (exempelvis sjukhus eller kommunal omsorg), är det därför viktigt att projektets aktörer har en strategi för hur projektresultaten förväntas tas vidare och hur de kan bli möjliga att handla upp.

Tips från Upphandlingsmyndigheten

Innovation i offentlig sektor är en förutsättning för att möta dagens och morgondagens samhällsutmaningar. Det finns stora möjligheter att använda offentlig upphandling som ett verktyg för att främja utveckling och innovation.

Innovation i upphandling (Upphandlingsmyndigheten.se)

Innovationsupphandling kan användas när en upphandlande organisation har ett behov som kan mötas av marknaden, men där den upphandlande organisationen och leverantörer har idéer om förbättringar som kan leda till utvecklade lösningar. Det kan röra sig helt nya processer eller affärsmodeller och när det krävs utveckling och kanske till och med forskning, för att leverantörer ska få fram en ny vara eller tjänst.

Om innovationsupphandling (Upphandlingsmyndigheten.se)

Att samverka och göra affärer med offentlig sektor kan innebära stora möjligheter för dig som är företagare. För att öka chansen att vinna offentliga upphandlingar gäller det att vara ute i rätt tid och ha dialog med organisationer inom offentlig sektor. Det är också viktigt att känna till hur du hittar aktuella upphandlingar och ha en baskunskap om regelverket. Här hittar du stöd om upphandling och vad som är viktigt att tänka på om du vill bli leverantör till offentlig sektor.

Göra affärer med offentlig sektor (Upphandlingsmyndigheten.se)

Vad behöver man egentligen tänka på för att lämna anbud i en upphandling? Med Upphandlingsmyndighetens anbudsskola får du smarta tips och information på hur du kan utvecklas som anbudsgivare.

Anbudsskolan (Upphandlingsmyndigheten.se)

Spelplanen

Vi har tagit fram en guide för upphandling ur hälso- och sjukvårdens synvinkel, Spelplanen, som även projekt kan inspireras av.

Spelplanen (pdf)

Om en offentlig aktör inte kan delta på grund av exempelvis LoU, men projektet behöver tillgång till aktören för att exempelvis testa en produkt, så kan det lösas genom köp av tjänst. Då köper projektet den önskade tjänsten från den offentliga aktören. Den offentliga aktören blir då leverantör och inte part i projektet.

Ställs krav på offentliga upphandlingsregler vid upphandling av tjänster?

Grundläggande så beror det på vilka parter som ingår i projektet. Även andra faktorer påverkar detta.

Se gärna Spelplan för bättre utveckling och upphandling, se punkten ovan.

Hur ska vi tänka kring …?

Livsmedel för medicinska ändamål

Projektet ska leda till livsmedelsinnovationer som med kliniskt dokumenterad effekt bidrar till förbättrad hälsa eller förebygger ohälsa.
Exempel på livsmedelsinnovationer kan vara:

  1. Livsmedelsprodukter eller -ingredienser med kliniskt dokumenterade hälsoeffekter – för en frisk befolkning eller för en viss riskgrupp
  2. Innovationer (tjänster, processer eller andra lösningar) med kliniskt dokumenterade effekter som kan öka konsumentens vilja och möjlighet att välja hälsosammare kost
  3. Livsmedelsprodukter eller -ingredienser för speciella medicinska ändamål, utvecklade för personer med ett visst sjukdomstillstånd

För att ha möjlighet att marknadsföra hälsosamma livsmedelsprodukter är det viktigt att göra rätt från början. Ni kan kartlägga möjligheten att ta fram ett hälsopåstående eller utveckla ett livsmedel för speciella medicinska ändamål redan innan projektet startar, och planera projektet utifrån det. Samarbeta gärna med någon aktör som har erfarenhet av detta.

Jämställdhet

Swelife och Vinnova strävar efter en jämställd samhällsutveckling. Jämställdhet, inkludering och mångfald ska därför genomsyra hela projektet, exempelvis för

  • val av projektledare
  • sammansättning av projektgrupp/projektdeltagare
  • arbetsfördelning, makt och inflytande i projektet
  • involvering av målgrupp
  • utveckling av idéer och lösningar.

Resonera kring jämställdhet, mångfald och inkludering. Även om det finns utmaningar i projektet, exempelvis att alla i projektet är av samma kön, så är det viktigt att ni tar upp och resonerar kring det. Undersökningar visar att en jämn fördelning mellan kvinnor och män ökar framgången för ett företag. Det finns inte ett rätt sätt att göra saker på, så det vi vill veta är hur ni tänker kring det. Hur gör ni för att öka mångfalden? Hur inkluderar ni fler?

 Verktyg och inspiration kring hur ni i projektet kan arbeta med jämställdhet och mångfald

Exempel på tidigare finansierade projekt som utvecklat idéer och lösningar med jämställdhetsfokus:

Vad är jämställd innovation?

Vinnova har tagit fram ett material som förklarar och inspirerar kring jämställd innovation. Gå gärna igenom det!

Jämställd innovation (Vinnova)

Hållbarhet

Swelife utgår från de globala målen i sitt hållbarhetsarbete. Målen rör ekologisk, ekonomisk och social hållbarhet. Vi vill att ni i er ansökan resonerar kring hur ni arbetar med hållbarhet i projektet. Kanske väljer ni aktivt bort produkter och tjänster som inte är hållbara. Kanske tar ni hänsyn till miljömässiga och sociala faktorer. Men ännu hellre är ert projekt en lösning på ett ekologiskt, ekonomiskt eller socialt samhällsproblem som kan bidra till att förändra världen.

Verktyg och inspiration kring hur ni i projektet kan arbeta med hållbarhet.

De globala målen

Exempel på tidigare finansierade projekt som utvecklat idéer och lösningar med hållbarhetsfokus:

Prevention

Vi vill nå hälsofrämjande lösningar, men det är ett svåravgränsat område. Det är troligen nödvändigt att tydligt peka ut de kommande medicinska nyttorna för att kunna komma ifråga. Observera bedömningsutmaningen här – det ligger på projektet att visa nyttan.

Språk – På vilket språk ska ansökan skrivas?

Svenska eller engelska.

Mer information och inspiration

Fler kluriga begrepp

Vårt systerprogram IoT Sverige har tagit fram en bra guide där de förklarar vad de olika begreppen i ansökan betyder.

Här hittar IoT Sveriges guide.

Mer läsning