En verktygslåda för projektkommunikation för dig som driver projekt. Här ger vi dig tips och länkar till hur du kan kommunicera om ditt projekt på ett bra sätt.
Varför är det viktigt med effektiv projektkommunikation?
Med effektiv kommunikation kan du styra vad medarbetare, finansiärer, presumtiva kunder och andra intressenter ser och hör från ditt projekt. På så sätt skapar du förtroende och förväntan, vilket kan hjälpa dig när resultatet av projektet ska införas i ordinarie verksamhet, säljas på en marknad eller vad som nu är ditt projektmål.
En bra sak med effektiv projektkommunikation är att den kan användas i utvecklingssyfte. Använder du kommunikation strategiskt behöver du ha tydliga mål, ha kläm på dina målgrupper och kunna paketera dina resultat. Allt detta är av nytta i projekt- och affärsutveckling. Det hjälper dig också att ha styr på sådant som krishantering och marknadsföring, vilket också är av nytta. Ha med ett kommunikationstänk från start så kommer du långt!
Vilken kommunikationshjälp erbjuder vi på Swelife dig som projekt? Kolla här!
Kommunikation som en del av projektbudgeten
Det är smart att tidigt tänka igenom vad man vill kommunicera i ett projekt. På så sätt kan du få ett hum om projektet behöver extra medel i budgeten för att köpa in hjälp eller teknisk utrustning. Kanske behöver någon i projektteamet gå en utbildning. Mycket kan göras för en minimal kostnad, särskilt om du planerar lite.
Ta gärna hjälp i det här stadiet. Många av våra projekt är kopplade till universitet eller regioner, och där finns det kommunikationsavdelningar. De kan kanske hjälpa dig att bolla idéer och ge en realistisk uppskattning av vilka resurser som behövs. Att ta hjälp av en kommunikationsbyrå går också bra, men det kostar en del, så se till att vara överens om ett pris för konsultationen innan ni träffas.
I denna verktygslåda för projektkommunikation utgår vi från att du gör mycket av jobbet själv.
Tips! Dokumentation
En bra sak med att kommunicera regelbundet är att det blir en automatiskt dokumentation. Det kan vara svårt att komma ihåg detaljer allt eftersom projektet löper på, och då kan exempelvis inlägg på Facebook-sidan göra att ni minns.
Det här behöver du ha koll på
- Vad är det ni vill uppnå? Vilka är era mål? Kommunikationen ska understödja projektets mål. Exempel: Vårt projekt ska ta fram ett nytt, effektivt medel mot hosta.
- Vem behöver du kommunicera med? Det kan vara nuvarande och framtida medarbetare, finansiärer, samarbetspartners, patienter, försökspersoner och mycket annat. Tänk igenom vilka som är viktigast att kommunicera med vid vilka tillfällen.
- Var finns de du vill kommunicera med? På kommunikationsspråk heter det kanaler. En kanal kan vara telefonsamtal, möten, Facebook, brevduva, vetenskapliga posters, nyhetsbrev och mycket annat. Det viktiga är att du analyserat vilka kanaler de du vill kommunicerar med använder sig av. Om alla dina presumtiva försökspersoner besöker en viss klinik, så är kliniken (eller kanske snarare klinikens personal eller anslagstavla) en lämplig kanal. Men om du vill nå fler kan kanske Facebook eller regionens hemsida vara bättre kanaler.
- Hur mycket resurser kan ni lägga ner på er kommunikation? Det är lätt att ha en massa roliga kommunikationsidéer, men de ska ju genomföras också. Att ha en blogg eller Facebook-sida som berättar om projektet är bra, men kom ihåg att ni i projektet ska orka uppdatera regelbundet (eller lägga ut jobbet på någon annan = kostnad).
Tips! Kommunikationsgridden
Swelife har tagit fram en enkel grid som våra projekt kan använda för att få ordning på sin kommunikation. Där kan du sortera ut kommunikationen för varje aktivitet, arbetspaket eller insats ni gör i projektet.
Presentationer
Som projekt är det vanligt att behöva göra presentationer. Därför har vi på Swelife tagit fram tips och goda råd kring presentationer, framför allt hur man gör riktigt bra powerpointpresentationer. Tipsen är samlade i sju korta filmer, varav två finns på engelska.
Hemsida
Det kan vara praktiskt att ha en enkel hemsida för projektet. Där kan intressenter lätt följa projektets framsteg och ni kan dela med er av resultat.
Om ditt projekt tillhör ett universitet, region eller annan verksamhet – kolla med kommunikationsavdelningen om det är möjligt att lägga upp en projektsida centralt. Det sparar massor av tid och pengar för er. Många projekt tycker att det är viktigt att ha sina egna färger och typsnitt, men vänta med det tills ni är lite större.
Ett alternativ till hemsida är att lägga upp en Facebook- eller LinkedIn-sida för projektet. Det är ett enkelt sätt att hålla dialog med exempelvis intressenter och framtida kunder, och det är ett kostnadseffektivt sätt att starta med projektkommunikation.
Så här skapar du en Facebook-sida.
Så här skapar du en sida på LinkedIn.
På LinkedIn finns det möjlighet att publicera artiklar. Det blir som en blogg och är ett mycket bra alternativ till hemsida.
Så här publicerar du artiklar på LinkedIn.
Att göra en enkel hemsida kan de flesta göra själva, med lite tålamod. Det finns guider på webben om hur du går tillväga. Googla ”gör din egen hemsida wordpress”.
Tips! Tänk lat-smart
Tänk igenom vilka frågor du får oftast och som inte behöver så mycket förklaring. Det kan vara projektets fakturaadress, bilder på projektdeltagarna eller projektresultatet, vetenskapliga artiklar och annat. Använd hemsidan till att lägga upp den typen av info, så kan du alltid hänvisa till hemsidan och spara tid. Publicera allt på ett enda ställe (och hänvisa dit med länkar), så har du bara ett enda ställe att uppdatera på.
E-post
Nyhetsbrev är en enkel och kostnadseffektiv kanal. Låt intressenter prenumerera på nyhetsbrevet. Hur ofta ni skickar ut nyheter bestämmer ni helt själv.
Det kan vara praktiskt att använda ett av de många gratisverktyg för e-post som finns. Genom de får du hjälp att hålla ordning på prenumeranter, följa lagar (som GDPR) och att skapa ett snyggt utskick. Här är några leverantörer som har gratislösningar:
Kommunicera med varandra
Något som är lätt att glömma bort är att kommunicera internt i projektet. Det kan låta konstigt att det händer även i små projektgrupper, men det kan inte nog understrykas hur viktigt det är, oavsett organisationsstorlek. En god internkommunikation ökar trivseln och gör det roligare att gå till jobbet. Den kan också ha projekt- och affärsmässiga fördelar, exempelvis att det kan öka kreativiteten. Saker hamnar inte mellan stolarna lika lätt. Varje projektmedlem är en ambassadör för projektet, och därmed en kommunikationskanal.
Det finns många sätt att kommunicera internt, men även här gäller det att tänka igenom kanalerna. När och var kommunicererar vid vad? Kanske ska era projektmöten vara tillfällen för kreativitet och samtal. Ren information kan hamna i en enkel OneNote eller Google Docs som ni alla delar.
Kom ihåg att lägga ner extra energi på internkommunikationen när nya medarbetare kommer in i projektet.
Det svenska forskningsprojektet Den kommunikativa organisationen är matnyttig läsning för den som vill dyka in i detta med organisationers kommunikation. Läs den här.